Wie du dein Zeitmanagement wieder in den Griff bekommst, denn weniger ist mehr!
Das Dilemma beginnt genau hier: Unsere Gesellschaft ist sehr auf Leistung getrimmt und folgt dem Ansatz «weiter, höher, schneller».
Die 1000 Dinge, die wir in 24 Stunden reinpacken, sind kaum mehr realisierbar. Wir sind ständig unter Strom und reagieren nur noch auf die äusseren Umstände.
Hinzu kommt die «Ablenkung» der digitalisierten Welt – die digitale Müdigkeit ist kein Fremdwort mehr.
Das Smartphone ist unser ständiger Begleiter. Auf den Social-Media-Kanälen folgen wir den neusten Trends und werden 24/7 mit Informationen und (Status-) Meldungen zugeballert. Bei der Arbeit gilt es als chic, ständig erreichbar zu sein, und die E-Mail-Inbox ist endlos überflutet.
Obendrauf kommen noch all die privaten Termine: Freund*innen, Familie und ggf. Kinder, einkaufen, kochen, essen, Wohnung putzen und ausreichend schlafen, ach ja und uns bewegen sollten wir auch noch...
Wir sind mehr fremd- als selbstbestimmt und viele von uns, funktionieren nur noch nach dem vorgegebenen Rhythmus der Gesellschaft.
Wo bleibt da nur die Zeit für dich, deine Erholung und das Entschleunigen aus diesem Extrem-Tempo der heutigen Welt – durchzuatmen, bei sich anzukommen und präsent im Hier und Jetzt zu sein?
Kommt dir das bekannt vor?
In diesem Blogartikel möchte ich dir zeigen, wie du wieder lernst, zu entschleunigen, dein Zeitmanagement unter die Lupe nimmst und du wieder mehr Zeit für dich, deine Familie und Hobbies finden kannst.
Mit den richtigen Methoden und der richtigen Vorgehensweise kannst du deine überfüllten Tage in effiziente und produktive Stunden verwandeln und mit einem neuen Motto erleben: Weniger ist mehr.
Ich gebe dir Tipps, wie du mit weniger Zeitaufwand mehr schaffst. Gleichzeitig zeige ich dir auch auf, wie du deine Pausen mit gutem Gefühl und Gewissen GENIESST!
Klingt zu unwirklich? Lass dich vom Gegenteil überzeugen.
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Bevor ich loslege, möchte ich dir die drei häufigsten Mythen aufzeigen, die zu miserablem Zeitmanagement führen.
Mythos 1: Mit Multitasking bin ich effizienter.
Multitasking ist der Killer Nr. 1, wenn es um Effizienz und Produktivität geht. Egal ob privat oder bei der Arbeit.
Wenn du 1000 Sachen gleichzeitig tust, anstatt dich auf eine Aufgabe zu fokussieren,wirkt sich dies negativ auf dein Gedächtnis und Erinnerungsvermögen aus. Dies berichten Forscher des Fachbereichs Psychologie an der Universität Stanford.
Das ist ebenfalls verhängnisvoll für deine Leistung und die Qualität deines Outputs. Würdest du dich nur mit einer Sache befassen, könntest du die gleiche Arbeit in weniger Zeit erfüllen. Denn dein Gehirn bleibt konzentriert und muss nicht zwischen den (Multi-)Tasks hin und her springen, was dich verlangsamt.
Das betrifft übrigens auch Frauen. Lange wurde angenommen, dass Frauen die besseren Multitaskerinnen sind. Dem ist leider nicht so.
Mythos Nr. 2: Unter Druck leiste ich mehr / kann ich besser arbeiten!
Dieser Mythos scheint wahr zu sein, da der menschliche Körper die Stresshormone Noradrenalin, Adrenalin und Cortisol ausschüttet. Diese Hormone sorgen dafür, dass unser Körper blitzschnell reagieren kann.
Du bist sozusagen in Alarmbereitschaft. Ein Programm, das noch aus der Steinzeit in unserer DNA und im Reptilien-Gehirn besteht. Diese Eigenschaft hilft uns, wenn wir z. B. in Lebensgefahr sind und es um unser Überleben geht. Doch heute sind wir selten in Lebensgefahr, und dieser Zustand ist auf Dauer schädlich für unseren Körper.
Wenn du unter Stress arbeitest, erscheint es im ersten Moment, dass du superfokussiert und zügig arbeiten kannst. Sobald der Druck jedoch wegfällt, lässt dein Körper los und es folgt eine grössere Erschöpfung. Ergo brauchst du viel mehr Erholungspausen, was dich schlussendlich unproduktiver macht und dir viel mehr Zeit wegnimmt.
Mythos Nr. 3: Mit einer To-do-Liste schaffe ich alles.
Keine To-do-Liste zu haben, ist mindestens so schlimm wie eine nicht enden wollende. Hat deine To-do-Liste zudem keine Struktur, kannst du davon ausgehen, dass du im Stress-Hamsterrad landest und deine Arbeitsweise reaktiv statt produktiv ist
Warum dies suboptimal ist?
Ohne Organisation und Struktur hast du noch weniger Zeit, um dich effektiv den Dingen zuzuwenden, die wichtig sind. Damit meine ich, dass du die Tasks von oben nach unten abarbeitest, neue Aufgaben dazunimmst und schliesslich den Überblick verlierst, anstatt dir zu überlegen, was jetzt wirklich Priorität hat, was sinnvoll ist und was dir (und deinen Kund*innen) wirklich Nutzen bringt. Mit einer Gliederung kannst du ggf. einige Dinge delegieren oder sogar von der Liste löschen.
“Arbeite klug, nicht hart.”
Deine Zeitplanung konsequent ändern
Schritt 1: Mit dem Eisenhower-Prinzip arbeiten
Die Eisenhower-Methode eignet sich, um dir einen Überblick über deine Arbeiten und Aufgaben zu verschaffen sowie die geeigneten Prioritäten zu setzen.
Als Erstes solltest du dir bewusst machen:
Was ist wirklich wichtig und dringend?
Was ist unwichtig und nicht dringend?
Was muss ich selbst erledigen?
Was kann ich delegieren oder gar eliminieren?
Das sind die Hauptkriterien beim Eisenhower-Prinzip. Dabei geht es darum, die anfallenden Aufgaben, die wichtig (A) und dringend (B) sind, von unwichtig (C) und nicht dringend (D) zu unterscheiden. (Die Buchstaben dienen dazu, die Reihenfolge auf der Prioritäten-Liste aufzuzeigen.)
Entscheidend dabei ist, dass wichtige Aufgaben sofort erledigt werden und unwichtige entweder delegiert oder gestrichen werden. Siehe Grafik.
Diese Grafik veranschaulicht das Eisenhower-Prinzip:
Quelle: Grafik von Insidertrade
Schritt 2: Deine Aufgaben nach Prioritäten abarbeiten oder planen
Nimm nun deine To-do-Liste zur Hand, die du nach der Eisenhower-Methode in A, B, C und D eingeteilt hast.
Die wichtigste Frage dabei ist: Jetzt, später oder gar nicht?
Wann genau muss eine Aufgabe erledigt sein? (Dringlichkeit)
Wie wichtig ist diese Aufgabe? (Wichtigkeit)
Wie lange habe ich etwas von dieser Aufgabe, nachdem sie erledigt wurde? (Signifikanz)
Alles, was nicht von dir selbst erledigt werden muss, kannst du mit gutem Gewissen delegieren oder gar entfernen.
Denkst du, dass du die Aufgabe, die du seit drei Wochen vor dir herschiebst und unwichtig ist, jemals abschliessen wirst? Hab den Mut und streiche diese komplett von der Liste! Du wirst dich freier fühlen.
Bevor du loslegst, plane nun diese Arbeiten in deinem Kalender ein und reserviere die Zeitfenster entsprechend. So vermeidest du, dass Meetings oder Kundentermine dazwischenkommen und du wieder reaktiv der Zeit nachrennen musst.
Tipp: Berücksichtige bei der Planung deine Freizeit!
Schritt 3: Eliminiere jede Art von Ablenkung!
Verbanne jegliche Ablenkung aus deinem Büro. Setze das Handy auf Flugmodus oder lass es in einem anderen Raum. Eine Studie der University of Chicago zeigt auf, dass das Handy auf deinem Schreibtisch nicht nur ablenkt, sondern auch die kognitive Fähigkeit beeinträchtigt.
Ich empfehle ausserdem, dein E-Mail-Programm und auch alle Social-Media-Kanäle zu schliessen.
Auf deinem Schreibtisch liegt idealerweise nichts oder nur die Dokumente, die du für die Arbeit brauchst.
Wähle nun den dringendsten Task aus und arbeite fokussiert und konzentriert an der einen Aufgabe, die es zu erledigen gilt.
“Man merkt nie, was schon getan wurde, man sieht immer nur, was noch zu tun bleibt.”
Hier meine 3 Top-Tipps, wie du mehr Freizeit gewinnst:
1. Digital Detox: Wie wäre es, wenn du dir erlaubst, ab z. B. 19 Uhr bis 8 Uhr dein Handy wegzulegen und einfach das zu tun, wonach dir ist?
2. Definiere klare Zeitfenster für Social Media und E-Mail. Hier mein Beispiel: 30 bis max. 45 Minuten vor der Mittagspause und vor dem Feierabend plane ich bewusst E-Mails beantworten und Social-Media-Engagement ein.
3. Plane deine Freizeit ein. Sport, Freunde, Familie, Ausflüge etc. – auch das gehört in den Kalender und wird ohne Wenn und Aber eingehalten.
Welche Zeit-Gewinn-Tipps und Zeitmanagement-Tools nutzt du bereits?
Schreib mir im Kommentarfeld, bin schon ganz gespannt auf deine Inputs.
Herzensgrüsse,
Cristina